Ayuda Memoria del 3er Año
Ms. Excel 2007
MICROSOFT EXCEL: Es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con datos organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos complejos, con gran cantidad de datos en forma rápida y exacta; empleando fórmulas, funciones, que se escriben dentro de las celdas. Los datos de la planilla de cálculo pueden ser representados gráficamente para mejor interpretación de los mismos.
Partes de una hoja de MS Excel:
- Barra de Título
- Barra de Herramientas
- Cinta de Opciones
- Botón Office
- Columnas
- Filas
- Celdas
- Barras de desplazamiento
- Barra de estado
*Hoja de cálculo: es el documento utilizado en la planilla de cálculo para almacenar y manejar datos. La información es almacenada en celdas y organizada en filas y columnas. Una planilla puede contener una gran cantidad de hojas de cálculo.
*Fila: es una línea horizontal de celdas. Las filas tienen nombres de números, por ejemplo fila 1, 2, 3, etc. Al hacer clic en el número. de la fila se selecciona toda la fila.
*Columna: es una línea vertical de celdas. Las columnas tienen nombres de letras, por ejemplo columna A, B, C, D, etc. Al hacer clic sobre la letra se selecciona toda la columna.
*Celda: es un recuadro dentro de la planilla formado por la intersección entre una fila y una columna, que puede contener texto, números o una fórmula. Cada celda es única y se diferencia por su DIRECCIÓN de celda, que indica cuál es la COLUMNA y la FILA en que se encuentra esa celda. Por ejemplo C10, D4, F2.
*Cuadro de Nombre: identifica la celda seleccionada, el elemento del gráfico o el objeto del dibujo.
Trabajando con EXCEL 2007: Desde la cinta o banda de opciones se pueden ejecutar todos los comandos de Excel. La cinta o banda de opciones tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y que el usuario va utilizando.
Cada opción recibe el nombre de FICHA en donde se encuentra las diferentes opciones a utilizar que reciben el nombre de SECCIÓN y dentro de cada sección están los BOTONES.
En el botón de office se encuentran las opciones de libro nuevo – abrir – convertir - guardar –guardar como - imprimir – preparar – enviar – publicar y cerrar.
Opciones específicas de MS Excel
-INICIO/MODIFICAR/: para sumar una fila o columna de datos en la planilla.
-INICIO/CELDAS: permite realizar operaciones con la fila o columna seleccionada.
-INICIO/FUENTE: para aplicar colores y bordes a una planilla.
-INICIO/CELDAS/INSERTAR: para insertar una celda, fila o columna en el lugar en donde está el cursor.
-REVISAR/COMENTARIOS: para insertar comentarios a las celdas.
-INSERTAR-VÍNCULOS/HIPERVÍNCULOS: para insertar hipervínculos a un objeto.
-FÓRMULAS/BIBLIOTECA DE FUNCIONES:permite insertar funciones que están clasificadas por categorías y subcategorías; Ej.: Estadísticas (promedio, mínimo, máximo, etc.), Matemáticas (entero, potencia, raíz, etc.), financieras, lógicas, etc.
-INICIO/FUENTE O NUMERO: en esta opción se tienen varias “pestañas o lengüetas” :
*NUMERO: sirve para cambiar el formato de un número que se encuentra en una celda, por ejemplo si se desea cambiar la cantidad de decimales o el formato de números negativos (para que aparezcan con un signo y color rojo) y con separador de miles, también para convertir a formato porcentaje.
*ALINEACIÓN: sirve para cambiar la alineación horizontal, vertical, y la orientación.
*FUENTE: sirve para cambiar el tipo de letra, estilo, tamaño, color del contenido de las celdas seleccionadas.
*BORDES: sirve para aplicar bordes de contorno e interior de un rango de celdas, también se puede elegir el estilo y color del borde.
*TRAMAS: sirve para rellenar una o varias celdas con los colores existentes en la paleta de colores. También se puede rellenar con color presionando el botón
*INICIO/MODIFICAR/RELLENAR: cuando se desea rellenar una fórmula a otras celdas que están hacia abajo o hacia la derecha. Obs.: Para poder rellenar se debe seleccionar desde la celda donde se encuentra la fórmula hasta la última celda donde se quiere rellenar en forma manual: Se puede rellenar una fórmula haciendo clic en la celda donde se encuentra la misma, luego apuntando con el mouse en la esquina inferior derecha de la celda se hace clic y sin soltar el mouse se arrastra hasta donde se desea rellenar los datos. También se pueden rellenar SERIES predefinidas por Excel. Por ejemplo; se ingresa en una celda “Enero” y al rellenar Excel se encarga de completar los meses restantes o se escribe “Lunes” y el Excel rellena las celdas seleccionadas con los restantes días de la semana.
*DATOS/ORDENAR Y FILTRAR: sirve para ordenar datos en una planilla. Previamente se deben seleccionar todos los datos de la planilla sin incluir los totales y en el caso de incluir títulos se debe especificar que SI se tiene fila de encabezados. También se pueden utilizar los botones Ascendente (A..Z) ó Descendente (Z..A).
*INICIO/ALINEACIÓN/COMBINAR CELDAS: combina dos o más celdas para crear una única celda.
*NOMBRAR HOJA DE CÁLCULO: clic derecho sobre el nombre de la hoja en la barra de etiquetas de hojas, seleccionar CAMBIAR NOMBRE.
Funciones
-Función CONTAR.SI: Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado.
Sintaxis: CONTAR.SI(rango;criterio)
Rango: es el rango dentro del cual desea contar el número de celdas que no están en blanco. Se denomina Rango a dos o más celdas en una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes. Ej.: (A1:B5)
Criterio: es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse como 32; "32"; ">32" o "manzanas".
-Función PROMEDIO: Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.
Sintaxis: PROMEDIO(número1;número2; ...).
Número1;número2; ... son de 1 a 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener.
-Función SI: Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERA y otro valor si dicho argumento es FALSA.
Sintaxis: SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso).
Prueba_ lógica es cualquier valor o expresión que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO. Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO.
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO.
-Función CONTARA: Cuenta el número de celdas que no están vacías y los valores que hay en la lista de argumentos.
Sintaxis: CONTARA(valor1;valor2; ...)
Valor1; valor2; ... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que desea contar.
-Función BUSCAR: Devuelve un valor de un rango de una fila o de una columna o de una matriz. Busca el valor especificado en la primera fila o en la primera columna de la matriz y devuelve el valor desde la misma posición en la última fila o columna de la matriz.
Sintaxis: BUSCAR(valor_buscado;matriz).
Valor_buscado es un valor que BUSCAR busca en la matriz. Valor_buscado puede ser un número, texto, un valor lógico, o un nombre o referencia que se refiere a un valor.
Si BUSCAR no puede encontrar el valor_buscado, utiliza el mayor valor de la matriz que sea menor o igual al valor_buscado.
Si el valor_buscado es menor que el valor más bajo de la primera fila o columna (dependiendo de las dimensiones de la matriz), BUSCAR devolverá el valor de error #N/A.
Matriz es un rango de celdas que contiene el texto, los números o los valores lógicos que se desean comparar con valor_buscado.
Trabajando con Gráficos
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.
A la hora de crear un gráfico, Excel dispone de un asistente que nos guiará en la creación de éste, de forma que nos resulte más fácil crearlo. Pudiendo trabajar con los botones de : Cancelar – Siguiente y Atrás
Los pasos a seguir para crear un gráfico son los siguientes:
1. Seleccionar los datos a representar en el gráfico.
2. Seleccionar la ficha Insertar y elegir la opción o bien hacer clic sobre cada tipo de gráfico si se encuentra disponible.
3. Una vez elegido el tipo de gráfico, se puede cambiar en Diseños de gráfico y Estilos de gráfico, dentro de HERRAMIENTAS DE GRÁFICOS/DISEÑO
4. Para el tratamiento de Títulos, Ejes, Series etc,, ir a HERRAMIENTAS DE GRÁFICOS/PRESENTACION
5. Para modificar formatos de Títulos, Ejes, Series etc,, ir a HERRAMIENTAS DE GRÁFICOS/FORMATO
6. También se puede elegir la UBICACIÓN DEL GRÁFICO, que nos permitirá elegir si deseamos el gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo, o como otra hoja independiente y luego ACEPTAR.
Validando datos de entrada
Cuando se desee asegurar que los usuarios introduzcan los datos correctamente en una hoja de cálculo, se puede especificar qué tipo de datos serán válidos para determinadas celdas o para rangos de celdas.
1.Seleccionar las celdas que desee validar o restringir.
2.En la ficha Datos, hacer clic en Validación y elegir la pestaña Configuración.
3.En el cuadro Permitir, indicar el tipo de valor a validar.
4.En el cuadro Datos, indicar según el tipo de valor elegido; rangos, mínimo, máximo, origen, etc.
Vinculando planillas
Cuando se necesita usar desde una planilla los datos de otra planilla es necesario vincularlas entre si, para lo cual se debe indicar en primer lugar el “nombre del archivo” donde se encuentra la planilla con los datos que se desea utilizar, el “nombre de la hoja” donde se encuentra la planilla y la “dirección de celda” donde se encuentra el dato que se desea usar. Ubicarse en la celda donde se desea recuperar el dato de la otra planilla y utilizar el siguiente formato ='[nombre de archivo]nombre de hoja'!dirección de celda. Ejemplo ='[Ausencias.xlsx]Julio'!A9.
Definiendo celdas relativas y absolutas
Una referencia relativa indica la posición relativa de una celda con respecto a la que contiene la fórmula y cuando se copia en otra posición, modifica y actualiza las posiciones. Es una referencia posicional o relativa, por ejemplo, C4.
Una referencia absoluta es una introducción explícita y única de otra celda en un cálculo, no de su posición relativa. Las celdas absolutas son utilizadas en una fórmula para que al ser copiadas a otras celdas se mantengan sin variar algunas columnas o filas que forman parte de la fórmula, para ello se utiliza el signo $. Ejemplo: =(C10 * $B$5). Esto indica que al copiar la fórmula a otra celda la celda C10 se reemplazará por C11 y la celda B5 se mantendrá sin variar.
Prioridad en las fórmulas
Es muy importante señalar que en una fórmula, la introducción de algunos de los diferentes operadores tiene prioridad sobre otros. Observa el orden de prioridad de los operadores.
1.Porcentaje
2.Exponente
3.Multiplicación y división
4.Suma y resta
5.Unión de texto
6.Comparación
Así, si introducimos la fórmula:
= 10 + 2 * 10 producirá un resultado de 30, pues primero se realiza la operación de multiplicación de 2 * 10 y finalmente se le suma el primer 10.
= (10 + 2) * 10 producirá un resultado de 120, pues en este caso se producirá en primer lugar la multiplicación del interior del paréntesis multiplicando su resultado por el último 10.
Mensajes de error
En algún momento puede producirse el hecho de que nos equivoquemos en la realización de una fórmula y que ésta intente realizar cálculos con datos erróneos. Por ejemplo, podemos intentar =C1+C2 habiendo un texto en C1 y un número en C2, por lo que Excel devolverá un mensaje de error. Observa los siguientes mensajes de error y su causa:
#¡DIV/0! Se está intentando dividir un número entre 0
#N/A Valor no disponible
#¿NOMBRE? Se ha utilizado un nombre que Excel no reconoce
#¿NULO! Intersección no válida de dos áreas
#¡NUM! Número utilizado de forma incorrecta
#¡REF! Referencia no válida a una celda
#¡VALOR! Operando o argumento erróneo
####### Columna demasiado estrecha para ver los datos
